發(fā)布日期：2012-12-03瀏覽次數(shù)： 次信息來源： 李志強
一家全國500強企業(yè)的存貨管理飽受著帳實差異和存貨管理漏洞的折磨，而且通過一次非常意外的發(fā)現(xiàn)，居然在市場上發(fā)現(xiàn)達幾百噸的重要原材料在市場上銷售，而這些材料不久前就存放在該企業(yè)的倉庫，而更為離奇的是，在企業(yè)的賬面上，卻看不出任何的問題。這不得不讓人產(chǎn)生聯(lián)想，在企業(yè)長期的運營過程中，還有多少的存貨資產(chǎn)產(chǎn)生的“意外”的流失？如是，該事件引起了高層的高度重視，企業(yè)的總經(jīng)理提出“要像管理現(xiàn)金一樣管理庫存”，以避免類似的“悲劇”重演。
在經(jīng)歷了長時間的精益理念的熏陶與實踐，以及21世紀以來白熱化的市場競爭環(huán)境以后，中國的制造企業(yè)越來越重視管理的精細化，向管理要效益，降低企業(yè)的總體成本以獲取同行業(yè)產(chǎn)品的市場競爭優(yōu)勢。而庫存資金作為企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分，也越來越受到管理者的青睞和重視。庫存管理的兩大主要任務是降低庫存和保證庫存的安全?！跋窆芾憩F(xiàn)金一樣管理庫存”，讓庫存的管理真正實現(xiàn)透明化、標準化，以降低庫存管理的風險，對倉庫管理者在保證庫存的安全性方面提出了更高的要求。在筆者咨詢和走訪的過程中，像開篇所述的企業(yè)一樣在庫存管理方面發(fā)現(xiàn)“新大陸”的企業(yè)不在少數(shù)，而更多的企業(yè)在很多問題上仍然沒有足夠的認識和重視。
從財務角度而言，現(xiàn)金管理必須有完善的管理制度和體系，包括錢賬分管制度、現(xiàn)金開支審批制度、日清月結(jié)制度、現(xiàn)金清查制度、現(xiàn)金保管制度、保險柜的配備使用制度等，其管理的目標是企業(yè)的現(xiàn)金沒有一分一毫的差異。企業(yè)對現(xiàn)金管理的系統(tǒng)性、嚴謹性、謹慎性和精細程度給我們保證庫存的安全性提供了有效的參考。
但是，如何才能真正的做到“像現(xiàn)金一樣管理庫存”呢？采取哪些措施可以實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變呢？為實現(xiàn)庫存精細化管理的目的，除了企業(yè)上下對此達成一致的共識、目標和方向，結(jié)合企業(yè)在現(xiàn)金管理方面的方法和經(jīng)驗，筆者認為企業(yè)還可以在管理上進行一定的改變與優(yōu)化。
一、 倉庫管理人員的授權進行適當?shù)姆蛛x，設立倉管員和帳務員
傳統(tǒng)的倉庫崗位設置一般僅僅設置倉管員一個崗位，負責物料收發(fā)存及現(xiàn)場管理全過程及帳務處理工作，這樣可以減少管理過程中的溝通和信息傳遞，使得倉庫管理趨向于簡單化，但是同時，由一個人管理倉庫物料流轉(zhuǎn)的整個過程，使得管理無法實現(xiàn)透明化，缺少崗位之間的相互監(jiān)督和制約，增加了管理過程中的風險，另外，這樣的分工也使得倉管員的工作顯得非常繁瑣，信息往往得不到及時的更新和體現(xiàn)。
因此，從降低風險和專業(yè)化分工的角度考慮，將倉庫管理崗位劃分為倉管員和帳務員是一個正在普及的做法，類似于現(xiàn)金管理中必須分設出納和會計兩種崗位。由倉管員負責實物的管理和現(xiàn)場的管理，由帳務員負責相應的信息、單據(jù)、報表和數(shù)據(jù)分析等工作。這樣做的好處有：
1. 權責分離，倉管員和帳務員之間形成相互的監(jiān)督和制約，有利于管理的規(guī)范化；
2. 有利于管理的專業(yè)化和精細化；
3. 帳、物分管，有利于公司存貨資金的有效保全；
4. 有利于存貨管理的準確性。
二、 建立物料出入庫臺賬，進行逐筆、序時的登記，以實現(xiàn)庫存的過程控制和可追溯性
在現(xiàn)金管理中，不管有沒有ERP系統(tǒng)，出納都會建立現(xiàn)金管理臺帳，對現(xiàn)金的收支進行逐筆、序時的登記，并且對重要、例外的事項進行登記說明，每一筆現(xiàn)金業(yè)務都能清晰的得以體現(xiàn)，而且通過現(xiàn)金管理臺帳總是能獲取現(xiàn)金的適時數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)上的現(xiàn)金余額由于受信息登陸延誤或者系統(tǒng)延時等的影響，和實際余額總是存在一定的差異。
在庫存管理中，物料管理臺帳可以是集中在一起的賬本，也可以是隨物料放置的物料卡，由倉庫管根據(jù)物料的流動進行逐筆的登記，其結(jié)存數(shù)和實物數(shù)總是保持一致的。設置物料管理臺帳的好處體現(xiàn)在：
1. 體現(xiàn)物料出入庫的動態(tài)數(shù)據(jù)，并且記錄準確的作業(yè)時間，可以實現(xiàn)物料的可追溯性；
2. 倉管員臺帳的數(shù)據(jù)與帳務員的系統(tǒng)帳務信息進行比對，可以對帳實差異進行有效的核查，確保物料管理的有效性；
3. 防止信息處理滯后和非正常領料等對物料信息造成的影響，有利于把握庫存的及時數(shù)據(jù)，避免信息不準確對作業(yè)造成影響；
4. 在ERP軟件無法實現(xiàn)庫存的定庫位管理和及時的數(shù)據(jù)更新的情況下，或者系統(tǒng)進行維護和出現(xiàn)事故的情況，物料臺帳使得倉庫作業(yè)不過分依賴信息系統(tǒng)。實踐證明，如果不是全自動管理，完全依賴系統(tǒng)的倉管管理往往都無法達到很高的管理水平。
很多庫存管理的從業(yè)人員對于是不是該使用物料卡往往很難取舍，一方面，物料卡對庫存管理有諸多好處，另一方面，對物料卡信息的維護也耗費了大量的人工，而且大部分的情況下似乎體現(xiàn)為重復的勞動。實際上，是否需要使用物料卡，需要根據(jù)企業(yè)信息系統(tǒng)的有效性、作業(yè)的規(guī)范性、各環(huán)節(jié)時間和節(jié)拍的掌控能力、物料的流通性和物料的特性等進行判斷，企業(yè)可以有選擇性的設置物料的臺帳。
三、 嚴格按照企業(yè)制定的物料管理流程和制度進行操作，盡量減少例外事件的發(fā)生
企業(yè)現(xiàn)金管理之所以能做到如此的嚴謹，是因為企業(yè)制定了一系列的現(xiàn)金管理制度，每一個人都清楚的知道，必須要按照規(guī)定的流程、辦理規(guī)定的手續(xù)，才能完成相應的業(yè)務。而對于企業(yè)庫存管理，也必須有完善的流程和制度，同時，需要在整個企業(yè)進行宣貫。倉庫管理人員在管理過程中也需要嚴格按照這些流程和制度來進行操作，盡量減少例外事件的發(fā)生。
當然，企業(yè)運作是一個體系工程，各項任務之間具有不同的輕重緩急，因此，為了避免對企業(yè)運作造成影響和損失，不可避免在倉庫管理過程中會出現(xiàn)例外事件。對于這些例外事件，一方面，需要加強管控，深究原因，并盡快進行改善，另一方面，對于確實是經(jīng)常出現(xiàn)的例外事件并且不可避免，則要在相應的制度、流程中進行補充。在倉庫管理過程中，比較常見的例外事件有：
1. 借用物料或白條領料；
2. 沒有走正常領料流程的計劃外領料、緊急領料；
3. 有帳外物資；
4. 手續(xù)或者帳務延遲；
5. 超訂單到貨或者到貨未入賬；
6. 未走正常流程的供應商補貨；
7. 超計劃領料等。
四、 創(chuàng)造安全的庫存管理環(huán)境
一個安全的庫存管理環(huán)境有利于企業(yè)相關規(guī)章、制度和流程的落實，有利于倉庫管理人員的各項作業(yè)和效率的提升，降低庫存管理的風險。要創(chuàng)造安全的庫存管理環(huán)境可以從以下幾個方面入手：
1. 創(chuàng)造相對密閉的倉庫環(huán)境，制定物料的出口和進口，在滿足需求的情況下盡可能的控制進出口數(shù)量；
2. 限制進出人員，并且限制允許進出倉庫人員的作業(yè)區(qū)域，對相關人員在證件和服飾上進行差異化的標示以便于識別；
3. 收發(fā)物料需要倉管員在場；
4. 利用可視化的監(jiān)控系統(tǒng)。
五、 加強盤點的力度，讓盤點成為倉庫管理的決策依據(jù)而不是一項簡單的任務
很多企業(yè)都設置了定期盤點，比如一個月盤點一次，并且設定了固定的差異率，比如：將差異率設定為正負5‰，從財務角度上而言，在差異率范圍內(nèi)則視為正常。這種盤點方式的問題在于：
1. 盤點的目的有問題：盤點絕對不是為了財務而盤點，也不是一個既定的任務和走過場，而是為了發(fā)現(xiàn)差異、發(fā)現(xiàn)差錯、尋找物料流動的規(guī)律并以此為依據(jù)，給決策者提供決策依據(jù)。
2. 每個月盤點是不對的：眾所周知，“任何決策都可能導致庫存！”也就是說，企業(yè)的庫存有代表了一個或多個問題。打個比方，將企業(yè)問題當作是人體的某處病變或者病痛，每個月盤點就相當于企業(yè)這個機體每個月對于其自身進行一次反饋/反省，如果有問題，就進行治療；每年一次盤點就是以年為周期反饋的。在一些先進的企業(yè)中，比如豐田隨時可以盤點，也就是說其對于自身的問題，可以隨時反饋和治療；海爾每天2次，當天的小問題就成了他們眼中的大問題；而大部分的企業(yè)，每個月盤點一次，當天的大問題，到了每個月就變成了不值得一提的小問題了，于是沉淀下來了，可是，“魔鬼存在于細節(jié)當中”，日積月累終歸是要成為病變甚至癌癥的。
3. 差異率的設定有問題：設定一個靜態(tài)的、固定的盤點差異率，也即在這個差異率范圍內(nèi)的差異，就有可能被公司忽視，而對于有心之人，這些差異都有可能成為可乘之機。比如差異率設定為正負5‰，假設A物料每個月流轉(zhuǎn)10萬個，5‰就有500個，正負一下，則相當于允許有1000個的差異有可能成為企業(yè)庫存管理的漏洞。另一方面，對于一個制造企業(yè)而言，盤點要做到?jīng)]有差異確實非常困難，但是，在差異率的設定上面應該要進行動態(tài)的設定，這個月的差異率是5‰，通過問題的反饋、分析和優(yōu)化，下個月就要做到差異率4‰，只有通過盤點所體現(xiàn)的問題并且持續(xù)的進行改善，盤點才能真正體現(xiàn)價值。
就像出納對于現(xiàn)金的管理是“日清日結(jié)，每天盤點，確保零差異”，在庫存管理中，固定周期盤點的同時，倉庫管理人員應該盡可能的引入動態(tài)的、永續(xù)的盤點方法，比如：由倉管員對自己所負責的物聊進行每天的盤點，或者選擇重要物料，有針對性的進行每天的盤點，并且在盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時的解決和改善，這樣才能有效的保證庫存的安全。
六、 主動控制庫存，而不是被動的接受庫存
在傳統(tǒng)的倉庫管理功能定位中，倉庫管理往往被認為就是物料保管的職能，只要是采購來的物料，就要入庫進行保管，在現(xiàn)代企業(yè)管理理念中，這種對倉庫管理的定位已經(jīng)相當?shù)穆浜蟆}庫管理在管理好物料的同時，應該更多的參與到庫存控制中去，甚至最為采購及供應商送貨的客戶端，可以對采購和供應商進行考核和監(jiān)控。
在一個企業(yè)的財務管理體系中，出納備有的資金額度是一定的，少則補充，多則需要存入銀行。同理，倉庫管理過程中，物料的庫存量也需要有相關的規(guī)定，比如庫存周期的要求、最大最小庫存的要求、安全庫存的要求等，企業(yè)需要制定相應的規(guī)則，而這些規(guī)則是否得以貫徹和執(zhí)行，最終都會體現(xiàn)在庫存環(huán)節(jié)。因此，倉庫管理應該主動的參與到庫存控制中來，比如：倉庫只接收有訂單、在允許范圍內(nèi)的物料；倉庫對缺料、過量庫存、超庫齡庫存和呆滯庫存進行庫存預警甚至是組織處理和改善；倉庫可以參與制定庫存及采購的戰(zhàn)略、策略和目標等。
值得注意的是，因為庫存管理本是不會給企業(yè)帶來直接的收益，導致企業(yè)往往會忽視庫存管理過程中存在的各種風險，他們大都希望在這個方面盡可能的簡單，并減少各種資源的投入，不愿意在這方面投入過多的精力。因此，除非企業(yè)真正認識到“保證庫存安全”的重要性及其可能造成的后果，否則在這方面所進行的努力和投入將會被視同為浪費而得不到保障。
當然，“像管理現(xiàn)金一樣管理庫存”僅僅是企業(yè)庫存管理方面的一種理念，一個企業(yè)里面的物料及產(chǎn)品種類數(shù)成百上千甚至上萬種，要對每一種產(chǎn)品都進行如此精細化的管理是不現(xiàn)實的。企業(yè)應該根據(jù)自身的庫存管理水平以及過去在這方面出現(xiàn)的問題進行分析，并結(jié)合不同物料的重要性、價值、物理特性、化學特性、管理特性等制定差異化的庫存管理方法和目標。從另一個角度考慮，真正回歸物流管理上的“以物為本”的本質(zhì)，如果企業(yè)實現(xiàn)了制度的完善化、作業(yè)的標準化，無論是現(xiàn)金的管理還是物料的管理，其實也就是按照既定的要求進行操作而已了。
